Whistleblowing: Procedura, Cos’è e Come Funziona

Il whistleblowing è un processo attraverso il quale persone, spesso interne a un’organizzazione, segnalano comportamenti scorretti o illegali. Questo meccanismo è fondamentale allo scopo di mantenere l’integrità e la trasparenza all’interno delle aziende e per proteggere l’interesse pubblico.

Ma cosa significa esattamente “whistleblowing”? Come funziona questa procedura? E quali sono le implicazioni per chi decide di diventare un whistleblower? In questo articolo, risponderemo a queste domande, esplorando in dettaglio la procedura del whistleblowing, i suoi elementi chiave e le sfide che tale azione può comportare.

Cos’è il Whistleblowing?

Il whistleblowing rappresenta un fondamentale strumento di conformità aziendale che permette ai dipendenti e ad altre parti coinvolte (come fornitori o clienti) di un’azienda di segnalare, in modo confidenziale e protetto, eventuali comportamenti illeciti osservati durante l’esercizio delle proprie attività.

Il termine “whistleblower” deriva dall’inglese e letteralmente significa “colui che soffia nel fischietto”. Questa espressione è una metafora del ruolo di arbitro o di poliziotto assunto da chi richiama l’attenzione sulle attività non consentite o illegali, al fine di fermarle e/o perseguirle.

In pratica, il “whistleblower” (o “segnalatore” in italiano) è una persona che lavora all’interno di un’azienda, sia essa pubblica o privata, e che decide di denunciare un comportamento illecito, una frode o un pericolo riscontrato durante lo svolgimento delle proprie mansioni. Allo stesso modo, un cliente di un’azienda può diventare un “whistleblower” se segnala situazioni sospette o dannose riscontrate durante la sua esperienza con l’organizzazione.

Qual è lo Scopo delle Segnalazioni di Condotte Illecite?

Lo scopo delle segnalazioni di condotte illecite è principalmente quello di proteggere i dipendenti che vengono a conoscenza di tali comportamenti illeciti nel contesto del loro rapporto di lavoro.

Questo sistema di segnalazione è progettato, infatti, per incoraggiare i dipendenti a rivelare queste pratiche illecite senza paura di subire ripercussioni negative o discriminazioni. In sostanza, si mira a creare un ambiente di lavoro più sicuro e trasparente, in cui l’illecito può essere identificato e affrontato.

Qual è la Differenza tra Whistleblowing Interno ed Esterno?

Il whistleblowing può essere categorizzato in due tipologie: interno ed esterno.

Il whistleblowing interno si verifica quando un dipendente segnala una condotta illecita all’interno dell’organizzazione stessa. Questo potrebbe includere la segnalazione a un superiore, a un responsabile per la prevenzione della corruzione, o attraverso canali specifici stabiliti direttamente dall’azienda stessa. Il sistema interno di whistleblowing ha il ruolo di ricevere le segnalazioni, gestirle e fornire un responso o feedback in merito.

Il whistleblowing esterno, d’altra parte, avviene nel momento in cui la segnalazione viene effettuata a entità esterne all’organizzazione. Questo potrebbe includere l’autorità giudiziaria, i media, le associazioni o gli enti. Spesso, il whistleblowing esterno si verifica quando il dipendente ha già tentato di segnalare l’illecito internamente senza successo, o quando teme ripercussioni negative se dovesse effettuare la segnalazione dell’illecito all’interno dell’organizzazione.

Quando e Dove Nasce il Whistleblowing?

Il whistleblowing ha una storia intrigante che si estende a diversi secoli indietro. Nonostante il termine “whistleblowing” sia relativamente recente, l’atto stesso di esporre le malefatte è un fenomeno che risale a tempi antichi. Tuttavia, come lo conosciamo oggi, il whistleblowing ha le sue radici nel 20° secolo negli Stati Uniti.

Il termine “whistleblower” è stato coniato negli Stati Uniti negli anni ’60 per descrivere i dipendenti governativi che denunciavano comportamenti illeciti, corruzione o frodi. Questo fenomeno è diventato particolarmente evidente durante il periodo del Watergate negli anni ’70, quando il ruolo dei whistleblower è stato fondamentale allo scopo di esporre la verità al grande pubblico.

Il whistleblowing si è poi diffuso in altri Paesi, principalmente quelli di Common Law come Regno Unito, Canada e Australia, dove sono state implementate politiche e leggi specifiche con l’obiettivo di proteggere i whistleblower. In questi Paesi, il whistleblowing è, infatti, visto come un mezzo importante per promuovere la trasparenza e l’accountability nelle organizzazioni.

In Italia, il concetto di whistleblowing è entrato nel vocabolario legislativo più tardi rispetto ad altri Paesi. Con la legge 190 del 6 novembre 2012, conosciuta come Legge anticorruzione, è stata introdotta la figura del whistleblower nel settore pubblico. Successivamente, con il decreto legislativo 231 del 2001, il whistleblowing è stato esteso anche al settore privato.

Come Funziona il Whistleblowing: La Procedura

Il whistleblowing è un meccanismo cruciale per la scoperta e la segnalazione di comportamenti scorretti o illeciti all’interno di un’organizzazione. Questo processo, tuttavia, non è sempre semplice o lineare.

I Passaggi del Processo di Segnalazione di Condotte Illecite

Esploriamo, quindi, le diverse fasi del processo di whistleblowing, dalla rilevazione di un problema alla sua risoluzione, passando attraverso la raccolta di informazioni, la valutazione dei rischi, l’identificazione del destinatario della segnalazione, l’indagine e infine la protezione del whistleblower.

Ogni fase ha la sua importanza e complessità, e comprendere come funziona il whistleblowing può aiutare sia i potenziali whistleblower che le organizzazioni a gestire meglio questo processo delicato e molto importante.

1 – Identificazione della Problematica

La prima fase del processo di whistleblowing è l’identificazione della problematica, in cui il whistleblower nota un problema o un’irregolarità all’interno dell’organizzazione o dell’ente pubblico in cui lavora. Ciò può essere di natura illegale, in violazione delle normative o comportamenti non etici che possono potenzialmente danneggiare l’organizzazione o la società. 

Il segnalatore, essendo un membro interno dell’organizzazione, ha, infatti, accesso a informazioni non facilmente disponibili al pubblico che permettendo di identificare in modo più rapido le possibili casistiche.

2 – Raccolta Informazioni

Una volta identificato un problema o un’irregolarità, il whistleblower deve raccogliere prove sufficienti al fine di sostenere le sue affermazioni.

Questa fase richiede attenzione e diligenza, poiché le informazioni raccolte devono essere accurate e pertinenti.

Le prove possono includere documenti, registrazioni, email, testimonianze o qualsiasi altro materiale che possa essere in grado di dimostrare l’esistenza della situazione irregolare.

È importante notare che, durante questa fase, il whistleblower deve agire in modo etico e legale. Non dovrebbe mai, infatti, ottenere informazioni attraverso mezzi illegali o non etici. Inoltre, deve fare attenzione a proteggere la privacy e i diritti delle persone coinvolte.

3 – Valutazione dell’Opzione di Whistleblowing

La terza fase del processo di whistleblowing è la valutazione delle diverse opzioni di segnalazione. Qui, il whistleblower deve prendere una decisione delicata e rischiosa considerando attentamente i potenziali rischi e conseguenze sia per sé stesso che per l’organizzazione coinvolta.

Questi rischi possono includere ripercussioni sul lavoro, ostracismo dai colleghi e possibili ritorsioni legali. D’altro canto, la segnalazione potrebbe portare a correggere comportamenti sbagliati, promuovere l’integrità e proteggere l’interesse pubblico. 

In ogni caso, è cruciale che il whistleblower si senta sicuro e supportato durante tutte le fasi del processo.

4 – Identificazione del Destinatario della Segnalazione e Presentazione della Stessa

Successivamente, il whistleblower deve, quindi, individuare il destinatario più adeguato, che può essere interno all’organizzazione (come un supervisore o un comitato etico) o esterno (come un organismo di controllo o un avvocato). La scelta dipende dalla natura del problema e dalle politiche interne.

Una volta identificato il destinatario, il whistleblower presenta la segnalazione fornendo le prove concrete del problema raccolte durante la fase di raccolta delle informazioni. La segnalazione deve essere chiara, concisa e basata su fatti per consentire al destinatario di agire in modo appropriato.

5 – Indagine

Dopo aver ricevuto la segnalazione, il destinatario avvia un’indagine con l’obiettivo di verificare la validità delle affermazioni del whistleblower. Questa fase può richiedere del tempo e coinvolgere diverse attività come l’analisi dei documenti, interviste e altre ricerche per stabilire i fatti.

Durante l’indagine, è essenziale proteggere l’identità del whistleblower e condurre i controlli in modo imparziale.

Se l’indagine conferma il problema segnalato, il destinatario dovrà, quindi, prendere misure correttive. In caso contrario, comunicherà in modo chiaro e rispettoso che la segnalazione è risultata infondata.

6 – Risoluzione del Problema

Nel caso in cui l’indagine dovesse confermare la validità della segnalazione, si procede a correggere l’irregolarità o il comportamento scorretto che è stato denunciato.

La risoluzione può assumere diverse forme, a seconda della natura del problema. Può includere azioni come la modifica delle politiche interne, la formazione del personale, la ristrutturazione dei processi organizzativi, o persino azioni legali nel caso di comportamenti non consoni alla normativa.

Un altro aspetto fondamentale di questa fase è la prevenzione. Una volta risolto il problema, infatti, l’organizzazione è tenuta ad adottare misure per prevenire la ricorrenza di situazioni simili in futuro. Ciò può comportare cambiamenti sistematici nell’organizzazione stessa, oltre che una maggiore enfasi sulla cultura dell’etica e della trasparenza.

7 – Protezione del Whistleblower

La settima e ultima fase del processo di whistleblowing riguarda la protezione del whistleblower. Questo aspetto è cruciale poiché assicura che l’individuo che ha segnalato un problema o un’irregolarità non subisca ritorsioni o conseguenze negative.

La protezione è garantita da quadri giuridici nazionali e internazionali e può comprendere misure come l’anonimato, la protezione legale sul lavoro e il supporto psicologico.

Il Ruolo delle Autorità Competenti

Il ruolo delle autorità competenti è fondamentale nel processo di whistleblowing. Queste entità, che possono essere organi di controllo statali, agenzie regolatorie o altre istituzioni autorizzate, sono responsabili per la ricezione e l’indagine delle segnalazioni di comportamenti scorretti o illeciti.

Le autorità competenti svolgono, infatti, un ruolo chiave nella verifica della validità delle segnalazioni dei whistleblower. Una volta ricevuta una segnalazione, avviano un’indagine per stabilire se le allusioni sono fondate. Questo processo può coinvolgere l’esame di documenti, la conduzione di interviste e, se necessario, l’impiego di esperti in materia.

Inoltre, queste autorità hanno il compito di proteggere i whistleblower da possibili ritorsioni. Possono offrire loro consulenza sulle protezioni legali a loro disposizione e possono intervenire se queste protezioni dovessero venire violate.

Infine, se l’indagine conferma la segnalazione, le autorità competenti possono adottare misure correttive. Ciò potrebbe includere la punizione degli individui o delle organizzazioni colpevoli di comportamenti scorretti, l’implementazione di cambiamenti nelle politiche o procedure, o la segnalazione del caso alle autorità giudiziarie.

Le Possibili Conseguenze ed Eventuali Sanzioni

Il whistleblowing in Italia è regolato da specifiche normative le quali mirano a proteggere coloro che segnalano violazioni di leggi nazionali o dell’Unione Europea che possono danneggiare l’interesse pubblico. Con il Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, l’Italia ha implementato la Direttiva Europea sul Whistleblowing, rafforzando ulteriormente le protezioni per i segnalatori.

Tuttavia, nonostante queste protezioni legali, i whistleblower possono, comunque, doversi trovare ad affrontare possibili conseguenze negative. Queste possono includere discriminazione sul posto di lavoro, ostracismo sociale o addirittura perdita del lavoro.

Il Decreto Legislativo n. 24/2023 in Italia stabilisce un quadro di sanzioni per le violazioni relative al whistleblowing. Se vengono commesse ritorsioni, ostacolate le segnalazioni, o violati gli obblighi di riservatezza, l’ANAC può applicare sanzioni da 10.000 a 50.000 euro. 

Le stesse sanzioni possono essere applicate se non vengono istituiti adeguati canali di segnalazione o procedure di gestione di esse, oppure nel caso in cui queste procedure non siano conformi alla legge. Sanzioni da 500 a 2.500 euro sono, in aggiunta, previste per i whistleblower che commettono reati di diffamazione o calunnia nel corso del loro rapporto con le autorità giudiziarie o contabili.

Come Diventare un Whistleblower

Dopo aver compreso nel dettaglio che cos’è il whistleblowing e come funziona, analizziamo quali sono i requisiti necessari per diventare un whistleblower.

I Requisiti per Diventare un Whistleblower

Diventare un whistleblower non richiede una formazione o qualifiche speciali, ma piuttosto il coraggio di agire nel migliore interesse della società e della giustizia. Tuttavia, ci sono alcuni requisiti fondamentali che dovrebbero essere soddisfatti al fine di garantire che le segnalazioni siano efficaci e protette dalla legge.

In primo luogo, un whistleblower dovrebbe avere ragionevoli motivi per credere che le informazioni che sta segnalando siano vere. Questo non significa che debba essere in possesso di prove definitive, ma che deve essere in grado di dimostrare che la sua segnalazione è stata fatta in buona fede.

In secondo luogo, il segnalatore deve riportare la violazione a un’autorità competente o attraverso i canali di segnalazione stabiliti dalla propria organizzazione. Questo può includere superiori, funzionari di compliance, difensori civici o autorità esterne come l’ANAC.

Terzo, i whistleblower dovrebbero cercare di proteggere e preservare le prove relative alla violazione, se possibile. Ciò, infatti, può aiutare a sostenere la loro segnalazione e facilitare eventuali successive indagini.

Infine, è importante che i whistleblower conoscano i loro diritti e le protezioni legali disponibili per loro. In molti Paesi, tra cui l’Italia, la legge offre, infatti, protezioni significative ai segnalatori, tra cui la protezione dall’identificazione e dalle ritorsioni.

Come Presentare una Segnalazione di Whistleblowing

Presentare una segnalazione di whistleblowing è un processo che richiede attenzione e prudenza. Ecco una guida generale su come procedere:

1. Raccolta delle informazioni: Prima di tutto, dovresti raccogliere tutte le informazioni possibili relative alla violazione o al comportamento scorretto che vuoi segnalare. Ciò può includere documenti, email, messaggi, registrazioni o qualsiasi altra prova che sia in grado di supportare la tua segnalazione.
2. Conoscere i tuoi diritti: Prima di fare una segnalazione, è importante che tu conosca i tuoi diritti come whistleblower. In molti Paesi, esistono leggi che proteggono i segnalatori da ritorsioni e che garantiscono la riservatezza della loro identità.
3. Identificare il canale appropriato: Devi determinare il canale più appropriato per la tua segnalazione. Questo potrebbe essere un superiore, un funzionario di compliance, un difensore civico o un’autorità esterna. Alcune organizzazioni potrebbero, inoltre, essere dotate anche di specifici canali di segnalazione interni per i whistleblower.
4. Fare la segnalazione: Quando sei pronto, procedi con la segnalazione. Assicurati di fornire tutte le informazioni pertinenti e di essere il più preciso possibile. Se possibile, conserva una copia della tua segnalazione per possibili esigenze future.
5. Cooperare con l’indagine: Dopo aver presentato la segnalazione, potrebbe succedere che ti venga richiesto di collaborare per ulteriori indagini. È importante rimanere disponibile e cooperativo nel corso di questo processo.
6. Proteggersi: Infine, prendi misure per proteggerti. Questo può includere la consultazione con un avvocato o un consulente, oppure l’adozione di misure per proteggere la tua identità, se necessario.

Le Misure di Protezione Dopo la Segnalazione

Dopo aver effettuato una segnalazione di whistleblowing, è cruciale comprendere come proteggersi e quali misure di protezione possono essere disponibili.

Per iniziare, una delle principali forme di protezione è la possibilità di mantenere l’anonimato. Questo significa che la tua identità può essere tenuta segreta, riducendo il rischio di ritorsioni da parte dell’organizzazione coinvolta. Tuttavia, l’effettiva garanzia dell’anonimato può dipendere anche dal canale di segnalazione che hai scelto.

Le leggi sul whistleblowing spesso vietano specificamente le ritorsioni contro coloro che hanno fatto una segnalazione. Ciò significa che l’azienda non può licenziarti, demansionarti o discriminarti sul posto di lavoro in risposta alla tua azione. Nel caso in cui dovessi subire delle ritorsioni, potresti avere diritto a ricevere un risarcimento o altre forme di riparazione legale.

In situazioni complesse, potrebbe essere utile consultare un avvocato o un consulente legale specializzato in whistleblowing. Questo può aiutarti a comprendere meglio i tuoi diritti, come proteggerti e quali opzioni legali hai a tua disposizione. In alcuni casi, organizzazioni o enti governativi potrebbero offrire assistenza legale gratuita o a basso costo specificamente per i whistleblower.

Fare una segnalazione può essere un’esperienza stressante ed emotivamente impegnativa, quindi potresti considerare di cercare supporto psicologico durante questo periodo. Un aiuto professionale, infatti, può aiutarti ad affrontare le sfide e le emozioni che possono sorgere nel corso del processo di whistleblowing.

Il Whistleblowing in Italia: Stato Attuale e Direttive

Il whistleblowing è diventato un elemento cruciale nella lotta alla corruzione e nell’instaurare una cultura di trasparenza ed etica in Italia. Vediamo ora lo stato attuale del whistleblowing nel nostro Paese, esaminando le normative vigenti, le linee guida stabilite dalle autorità competenti e le prospettive future derivanti dalle nuove direttive europee.

La Legislazione Italiana sul Whistleblowing

La legislazione italiana sul whistleblowing è un importante strumento per la prevenzione della corruzione e la promozione della trasparenza. Questa normativa, introdotta con la legge 179/2017, stabilisce le regole per la segnalazione di comportamenti illeciti o non etici all’interno delle organizzazioni, sia pubbliche che private. Prevede, inoltre, misure di protezione per i segnalanti che includono la riservatezza dell’identità e la tutela da possibili ritorsioni.

L’obbligo di adottare un sistema di whistleblowing riguarda tutti gli enti pubblici e le società private con un certo numero di dipendenti, a partire dal 30 marzo 2023. La gestione delle segnalazioni è affidata all’Organismo di Vigilanza interno all’organizzazione.

La Legge Delega per il recepimento della Direttiva 2019/1937

La Legge Delega per il recepimento della Direttiva 2019/1937 rappresenta un passo significativo nel rafforzamento del sistema di whistleblowing in Italia. Questa Direttiva europea, nota anche come Direttiva Whistleblowing, mira a garantire un elevato livello di protezione per i segnalanti di violazioni del diritto dell’Unione in una vasta gamma di settori. 

La Legge Delega italiana è volta a tradurre questi obiettivi in norme nazionali, estendendo le misure di protezione a un numero ancora maggiore di lavoratori e introducendo nuovi canali di segnalazione. Il recepimento di questa Direttiva contribuisce a creare un ambiente più sicuro e trasparente per i lavoratori, incoraggiando la segnalazione di comportamenti illeciti e non etici.

Le Linee Guida dell’Anac

Le Linee Guida dell’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) rappresentano un fondamentale punto di riferimento per la gestione del whistleblowing in Italia. Esse forniscono indicazioni chiare su come gli enti pubblici e privati dovrebbero implementare e gestire i sistemi di segnalazione, garantendo al contempo la protezione dei whistleblower. 

Tra le raccomandazioni chiave, l’ANAC sottolinea l’importanza di garantire l’anonimato dei segnalanti, prevenire le ritorsioni e gestire le segnalazioni in modo tempestivo ed efficace. 

Le Linee Guida evidenziano anche il ruolo fondamentale svolto dall’Organismo di Vigilanza nell’accogliere e indagare sulle segnalazioni. Questo strumento di orientamento contribuisce a promuovere una cultura della legalità e della trasparenza all’interno delle organizzazioni italiane.

Le Istituzioni Italiane a Cui Rivolgersi per Fare una Segnalazione

In Italia, diverse istituzioni sono incaricate di gestire le segnalazioni di whistleblowing. Al primo posto troviamo l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), che si occupa di ricevere e gestire le segnalazioni di corruzione e altri illeciti nell’ambito della pubblica amministrazione.

Le segnalazioni possono essere fatte anche direttamente all’organismo di vigilanza (ODV) dell’ente o dell’azienda in cui il whistleblower lavora.

Inoltre, la Guardia di Finanza e la Procura della Repubblica svolgono un ruolo importante nell’accogliere le segnalazioni di comportamenti illeciti di natura economica e finanziaria. 

Infine, per i casi che riguardano il settore sanitario, l’autorità di riferimento è il Ministero della Salute. Queste istituzioni garantiscono la riservatezza del segnalante e la protezione dalle ritorsioni, in conformità con la legge italiana sul whistleblowing.

La Formazione Consigliata

La formazione è un elemento chiave per comprendere e utilizzare efficacemente il sistema di whistleblowing. Il Corso di Formazione su Whistleblowing Online offerto da Alteredu rappresenta una risorsa preziosa per approfondire questo argomento.

Questo corso online, accessibile a tutti, fornisce una panoramica completa del whistleblowing, coprendo aspetti come le leggi e le linee guida italiane, la gestione delle segnalazioni e la protezione dei whistleblower. Inoltre, il percorso formativo offre consigli pratici su come implementare un sistema di whistleblowing all’interno di un’organizzazione.

Questo corso è altamente raccomandato per chiunque sia interessato a comprendere meglio questa tematica e il suo ruolo nella promozione della trasparenza nonché dell’etica nelle organizzazioni.

FAQ sul Whistleblowing

Vediamo ora alcune domande frequenti che gli utenti si pongono spesso nel momento in cui cercano informazioni a riguardo del whistleblowing.